SURAT DINAS

Oleh Maulana Fajar Nurhadi

Setiap organisasi kepemerintahan pasti memerlukan surat dinas untuk memberikan perintah baik atasan ke bawahan ataupun bawahan ke atasan. Jadi surat dinas itu sendiri  adalah surat yang digunakann sebagai alat komunikasi di dalam sebuah instansi kelembagaan ataupun kepemerintahan. Surat dinas sering juga disebut dengan surat resmi karena mempunyai fungsi dan tujuan yang sama yaitu jelas dan dapat dipertanggung  jawabkan keaslian dan keutuhannya. Namun memang untuk saat ini surat sudah jarang digunakan sebagai bahan komunikasi karena sudah tergantikan dengan media-media sosial yang semakin hari semakin canggih sehingga keberadaan surat ini memang sudah jarang digunakan lagi namun untuk hal yang formal seperti kelembagaan apalagi kepemerintahan ini diperlukan surat yang resmi agar terlihat lebih formal dan sopan karena apabila menggunakan handphone atau melalui sosial media akan terlihat kurang sopan dan tidak profesional. sebelum ke tinjauan pokok  saya akan menjelaskan dahulu tentang bentuk-bentuk dari surat dinas untuk memudahkan anda dan dapat membedakan berbagai macam-macam surat dinas.

Berikut beberapa bentuk macam surat dinas yang digunakan diinstansi pemerintah di Indonesia:

• Bentuk setengah lurus dengan posisi alamat surat dan ditempatkan disebelah kanan atas dibawah loka dan tanggal surat, bentuk surat resmi yang satu ini disebut juga bentuk surat dinas lama.
• Bentuk setengah lurus dan memiliki ciri-ciri yang lebih khusus tertuju pada surat-surat dinas ekslusif seperti surat pengantar, surat instruksi, surat tugas, surat keputusan dll.
• Bentuk setengah lurus dengan alamat surat dituliskan pada bagian kiri setelah nomer, lampiran, dan perihal surat. Bentuk surat ini merupakan bentuk pengembangan dari bentuk surat dinas lama sehingga bentuk surat ini disebut juga surat pengembangan Indonesia baru.

Adapun ciri-ciri surat dinas yaitu sebagai berikut :

• Menggunakan bahasa yang baku
• Memiliki kepala surat (nama instansi beserta alamatnya)
• Memiliki nomer surat dan tanggal surat
• Memiliki perihal, yakni maksud dan tujuan surat tersebut
• Lampiran
• Boleh memiliki tembusan

Selain ciri-ciri surat dinas, adapun cara menulis surat yang baik dan benar

1. Kepala Surat

Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:

• Nama instansi atau lembaga.
• Lambang atau logo instansi atau lembaga.
• Alamat.
• Kode surat.
• Nomor telepon; nomor faksimile.
• Kode Pos.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan contoh penullsan tanggal surat berikut ini.

• Bantaeng, 20 November 2013
• 28 November 2013

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.

• Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
• Memudahkan penunjukan pad a waktu rnenqadakan hubungan surat menyurat.
• Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
• Memudahkan kepada petugas kearsipan dafam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifatjenis surat untuk penyirnpanan.
• Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (balan maupun tahun).

4. Lampiran

Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut.

• Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
• Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.
• Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut sudah tersedia.

5. Hal atau Perihal

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soa! atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai berikut:

• Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
• Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
• Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal: Jadwal Ujian Sekolah

Hal dalam surat berguna sebagai berikut.

• Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
• Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.

6.Penulisan Alamat pada Surat
Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut.

• Alamat Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.

1. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
3. Penulisan alamat didahului kata kepada.
4. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

Contoh:
Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34
Bantaeng

• Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.

1. Tidak didahului kata Kepada.
2. Menggunakan kata Yth.
3. Menggunakan unit kerja.
4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh:
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang

• Cap Surat atau Stempel Surat: Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupunsurat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara" secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jianqan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

Catatan:

• Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah menurut kebiasaan.
• Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

8. Isi Surat
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut.

• Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk menqantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat.
• Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka, misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beri tahukan bahwa....
• Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri tahukan bahwa....
• Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli 2013, dengan ini diberitahukan bahwa
• Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut.     .

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika menuis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

• Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.
• Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
• Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
• Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-sinqkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
• Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.
• Sedapat-dapatnya menghindari prnenggunaari kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada padanannya dalam bahasa Insonesia
• Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.
• Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.
• Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul,

9. Penutup Surat    
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup surat sesuai dengan isinya berikut ini.     "

• Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

• Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

• Untuk menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya; Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus.

• Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya; Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti penggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

10. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.

• Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
• Tanda tangan.
• Nama terang.
• Nomor Induk Penduduk (NIP).

11. Tembusan

Tembusan adalah salinan-salinan surat yang'dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh:     .

Tembusan kepada:

1. Camat Tarakan Barat
2. Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat

Contoh surat dinas

Referensi

http://blogoinformasi.com/contoh-dan-cara-membuat-surat-dinas-yang-baik-dan-benar/

http://www.pengertianahli.com/2013/11/cara-menulis-surat-resmi-yang-baik-dan.html